EcoVadis: cos’è, come funziona e come prepararsi

EcoVadis è un rating che valuta la qualità del sistema di gestione della sostenibilità di un’impresa. Il questionario viene adattato a dimensione, settore e Paese dell’organizzazione; le risposte devono essere sostenute da documenti reali, pertinenti e già utilizzati in azienda. Prepararsi bene significa quindi organizzare politiche, azioni e indicatori, non creare documenti soltanto per superare la valutazione.

Che cos’è EcoVadis

EcoVadis è una piattaforma di valutazione della sostenibilità utilizzata nelle catene di fornitura. Un cliente o un partner commerciale può invitare un’impresa a completare la valutazione; l’azienda può anche avviare il percorso per misurare il proprio sistema di gestione e condividere il risultato con i soggetti interessati.

Il risultato è una scorecard con un punteggio da 0 a 100, punti di forza e aree di miglioramento. Il punteggio descrive la qualità del sistema di gestione osservato nel momento della valutazione: non equivale a una certificazione di prodotto, non sostituisce una certificazione ISO e non dimostra da solo la conformità a ogni obbligo normativo.

Quali aspetti valuta il rating EcoVadis

La valutazione è organizzata in quattro temi. Il peso dei singoli criteri varia in base al profilo dell’impresa e ai rischi di sostenibilità collegati alle sue attività.

Ambiente

Comprende, quando pertinenti, consumi energetici ed emissioni, acqua, rifiuti, sostanze, inquinamento, impatti del prodotto e gestione ambientale. Politiche e obiettivi devono essere collegati ad azioni effettive e a risultati misurabili.

Lavoro e diritti umani

Riguarda salute e sicurezza, condizioni di lavoro, formazione, sviluppo delle persone, prevenzione di discriminazioni e molestie e tutela dei diritti umani nelle attività dell’organizzazione.

Etica

Analizza misure relative a corruzione, frodi, conflitti di interesse, protezione delle informazioni e comportamenti responsabili. Codice etico, procedure, formazione e sistemi di segnalazione devono essere coerenti tra loro.

Acquisti sostenibili

Valuta come l’impresa considera gli aspetti ambientali, sociali ed etici nella scelta, qualifica e sorveglianza dei fornitori. Sono importanti sia i criteri dichiarati sia le prove della loro applicazione.

Come viene personalizzato il questionario

Non esiste un questionario identico per tutte le aziende. EcoVadis costruisce il profilo considerando principalmente:

• attività e settore, identificati attraverso la classificazione dell’impresa;
• dimensione aziendale e complessità organizzativa;
• Paese o Paesi nei quali opera l’entità valutata;
• perimetro della valutazione, che può riguardare una specifica società o entità.

Per questo è importante controllare il profilo prima di iniziare: un settore o un perimetro non corretti possono attivare criteri non coerenti e rendere più difficile selezionare le evidenze giuste.

I sette indicatori del sistema di gestione

All’interno dei quattro temi, EcoVadis esamina sette indicatori di gestione:

1. politiche, impegni e obiettivi formalizzati;
2. adesioni a iniziative o principi esterni pertinenti;
3. misure e azioni concretamente realizzate;
4. certificazioni applicabili al perimetro valutato;
5. copertura delle attività, prevista per le organizzazioni di grandi dimensioni;
6. reporting, indicatori e risultati misurati nel tempo;
7. 360° Watch, informazioni pubbliche rilevanti per il profilo dell’impresa.

Il punto centrale è la coerenza. Una politica senza azioni, un’azione senza prove o un indicatore senza perimetro e periodo di riferimento rendono il sistema meno solido.

Quali sono i punti di forza del sistema di rating EcoVadis

Il sistema EcoVadis permette di leggere in modo strutturato la maturità del sistema di gestione della sostenibilità. I principali punti di forza sono:

• valutazione personalizzata in base a dimensione, settore, Paese e perimetro dell’impresa;
• analisi basata su evidenze, perché le risposte devono essere sostenute da documenti pertinenti e già applicati;
• visione integrata di ambiente, lavoro e diritti umani, etica e acquisti sostenibili;
• indicazioni operative attraverso punti di forza e aree di miglioramento riportati nella scorecard;
• confronto nel tempo, utile per misurare i progressi nelle valutazioni successive e condividere il risultato con clienti e partner.

Questi elementi rendono il rating utile nella gestione della filiera, ma non lo trasformano in una certificazione o in un’etichetta di sostenibilità del prodotto. Il risultato riguarda il sistema di gestione dell’organizzazione valutata e deve essere comunicato nel rispetto delle regole EcoVadis.

Quali vantaggi può portare EcoVadis all’impresa

Il valore del rating non coincide soltanto con la medaglia. Una scorecard ben preparata può aiutare l’impresa a rispondere in modo più ordinato alle richieste dei clienti, rendere confrontabili le informazioni ESG e individuare le aree nelle quali politiche, azioni e risultati non sono ancora allineati.

• qualifica dei fornitori: la scorecard può essere condivisa con clienti e partner che utilizzano EcoVadis nei propri processi di valutazione;
• maggiore ordine documentale: evidenze, responsabilità e indicatori vengono raccolti in un quadro più coerente;
• priorità di miglioramento: punti di forza e aree deboli aiutano a definire azioni concrete, evitando interventi generici;
• continuità nel tempo: le valutazioni successive consentono di verificare se il sistema di gestione sta realmente maturando;
• integrazione con i sistemi esistenti: procedure e dati già sviluppati per ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o altri schemi possono essere valorizzati quando pertinenti.

Il beneficio concreto dipende comunque dalle richieste della filiera, dalla qualità delle evidenze e dalla capacità dell’impresa di trasformare la scorecard in un piano di lavoro. Il rating non garantisce automaticamente nuovi clienti o conformità normativa.

Come si svolge la valutazione EcoVadis

1. Registrazione e verifica del profilo

L’impresa inserisce i dati societari e definisce l’entità da valutare. EcoVadis utilizza queste informazioni per creare il profilo e il questionario personalizzato.

2. Analisi preliminare e raccolta delle evidenze

Prima di compilare conviene leggere tutte le sezioni attivate, associare i responsabili interni e creare una mappa dei documenti disponibili. Ambiente, risorse umane, sicurezza, acquisti, qualità, amministrazione e direzione possono possedere evidenze diverse ma complementari.

3. Compilazione del questionario

Le opzioni selezionate devono essere collegate ai documenti che ne dimostrano il contenuto. Non è utile rispondere in modo più esteso del necessario: è più importante collegare ogni risposta all’evidenza corretta e alle pagine realmente rilevanti.

4. Analisi e pubblicazione della scorecard

Dopo l’invio, gli analisti esaminano questionario, documenti e informazioni pubblicamente disponibili. EcoVadis indica come riferimento un tempo standard di circa sei-otto settimane, che può variare in funzione del profilo e del periodo. La scorecard pubblicata resta valida per dodici mesi.

5. Piano di miglioramento

La valutazione non dovrebbe concludersi con il punteggio. Le aree di miglioramento vanno trasformate in attività con responsabilità, scadenze e indicatori. Il lavoro svolto durante l’anno prepara anche la rivalutazione successiva.

Quali documenti preparare

Le evidenze cambiano in base alle domande attivate. Tra i documenti che possono risultare utili rientrano:

• politiche ambientali, sociali, etiche e di acquisto sostenibile;
• valutazioni dei rischi, procedure e istruzioni operative;
• codice etico, modello organizzativo e procedure anticorruzione;
• registri formativi e materiali utilizzati per la formazione;
• audit, verbali, controlli e piani di azione;
• certificazioni pertinenti, con perimetro e validità chiaramente identificabili;
• indicatori su energia, emissioni, rifiuti, infortuni, persone e fornitori;
• report di sostenibilità o relazioni contenenti dati verificabili.

EcoVadis prevede un limite di 55 documenti per il Sustainability Rating. Non conviene quindi caricare tutto l’archivio aziendale: occorre scegliere le evidenze più solide, complete e rappresentative.

Quando un documento è una buona evidenza

Un documento dovrebbe essere pertinente alla domanda, completo, leggibile, riferito al perimetro valutato e sufficientemente recente. Deve inoltre mostrare chiaramente nome dell’impresa, titolo, data di emissione o revisione e contenuti che dimostrino quanto dichiarato.

Secondo le indicazioni EcoVadis, politiche e azioni hanno normalmente una validità documentale massima di otto anni, mentre il reporting dei KPI deve essere riferito agli ultimi due anni. Questo non significa che un documento datato sia sempre adeguato: la sua attualità va valutata rispetto a organizzazione, attività e procedure realmente in uso.

Il documento migliore non è quello scritto meglio per il questionario, ma quello che dimostra come l’azienda lavora davvero.

Documenti ed errori che possono indebolire la valutazione

Gli errori più frequenti non dipendono dalla quantità di materiale, ma dalla scarsa corrispondenza tra risposta ed evidenza:

• documenti creati esclusivamente per la valutazione e non inseriti nel sistema aziendale;
• politiche generiche prive di obiettivi, responsabilità o data;
• file riferiti a un’altra società, stabilimento o perimetro;
• certificati scaduti o con campo di applicazione non pertinente;
• indicatori senza unità di misura, periodo, fonte o confronto nel tempo;
• risposte selezionate senza un documento che le supporti;
• evidenze duplicate che occupano spazio senza aggiungere informazioni.

EcoVadis specifica inoltre che documenti copiati, prodotti soltanto per il questionario o privi di una ragionevole prova di applicazione non vengono considerati evidenze valide.

Punteggio, medaglie e validità

La scorecard utilizza un punteggio da 0 a 100. Le medaglie non dipendono da una soglia fissa di punti, ma dal percentile raggiunto rispetto alle imprese valutate nei dodici mesi precedenti:

• Platino: top 1%;
• Oro: top 5%;
• Argento: top 15%;
• Bronzo: top 35%.

Il confronto è effettuato sull’insieme delle aziende valutate, non soltanto sulle imprese dello stesso settore. Restano inoltre criteri di eleggibilità: per esempio, un punteggio inferiore a 30 in uno dei quattro temi impedisce l’assegnazione di una medaglia.

EcoVadis prevede anche due badge: Committed, per un punteggio minimo di 45, e Fast Mover, per un punteggio compreso tra 34 e 44 con un miglioramento di almeno 6 punti rispetto a una valutazione precedente svolta nei 18 mesi precedenti. Medaglie e badge sono validi per dodici mesi e si escludono a vicenda. Dal 1° gennaio 2026, la condivisione esterna del riconoscimento deve rimandare alla Recognition Page EcoVadis dell’impresa.

Regole, soglie e criteri possono essere aggiornati: prima di comunicare un riconoscimento è quindi necessario verificare la versione vigente pubblicata da EcoVadis.

Come prepararsi in modo efficace

1. Verificare profilo e perimetro prima di lavorare sulle risposte.
2. Leggere i criteri attivati e distribuire le sezioni alle funzioni competenti.
3. Creare una matrice risposta-documento con responsabile, data e pagine rilevanti.
4. Individuare le lacune reali tra politiche, azioni e misurazione dei risultati.
5. Aggiornare il sistema di gestione quando le evidenze non rappresentano più l’organizzazione.
6. Controllare coerenza e perimetro prima dell’invio del questionario.
7. Trasformare la scorecard in un piano per la valutazione successiva.

Come può intervenire Carat Servizi

Carat può affiancare l’impresa nella verifica preliminare del questionario, nella mappatura delle evidenze e nell’individuazione delle aree che richiedono un miglioramento concreto. Il supporto può comprendere:

• analisi del perimetro e dei criteri attivati;
• inventario e selezione della documentazione disponibile;
• verifica di coerenza tra politiche, procedure, azioni e KPI;
• definizione delle priorità prima della compilazione;
• integrazione con sistemi ISO e altri strumenti già presenti;
• lettura delle aree di miglioramento e costruzione del piano successivo.

L’obiettivo non è promettere una medaglia, che dipende dalla valutazione indipendente di EcoVadis, ma rendere il sistema aziendale più ordinato, dimostrabile e utile anche oltre il questionario. Per iniziare è possibile richiedere una verifica preliminare oppure approfondire i servizi dedicati a sostenibilità e indicatori ambientali.