Dal 16 settembre 2026 il FIR digitale, o xFIR, è obbligatorio quando il produttore o detentore che emette il formulario è iscritto al RENTRI. Se invece il produttore non è tenuto all’iscrizione, il FIR può continuare a essere emesso in formato cartaceo. La modalità scelta in partenza vale per tutta la filiera: produttore, trasportatore e destinatario devono gestire lo stesso formulario nello stesso formato.
La scadenza originaria del 13 febbraio 2026 era stata rinviata dalla legge n. 26 del 27 febbraio 2026. Il periodo transitorio, nel quale gli iscritti potevano scegliere tra digitale e cartaceo, si è concluso il 15 settembre. Per le imprese coinvolte non si tratta soltanto di sostituire un foglio: occorre coordinare persone, strumenti, firme, procedure e soggetti esterni.
Che cos’è il FIR digitale
Il Formulario di identificazione del rifiuto accompagna il trasporto e documenta i soggetti, il rifiuto, la quantità, l’origine, la destinazione e l’esito del conferimento. Nel formato digitale queste informazioni sono contenute in un file strutturato, identificato e gestito attraverso il RENTRI.
Il documento digitale non coincide con la sua stampa. Quando il FIR nasce digitale deve essere aggiornato e sottoscritto digitalmente lungo il percorso; una copia stampata può accompagnare il trasporto come supporto di consultazione, ma non sostituisce il file xFIR.
Chi deve usare il FIR digitale dal 16 settembre 2026
L’obbligo riguarda gli operatori iscritti al RENTRI. In pratica, quando il produttore o detentore che emette il FIR è iscritto, il formulario deve nascere digitale e trasportatore e destinatario devono essere in grado di proseguire il flusso nello stesso formato.
I produttori non obbligati all’iscrizione possono continuare a utilizzare il FIR cartaceo tramite l’area dedicata del RENTRI. Se il formulario viene emesso su carta, anche trasportatore e destinatario devono gestirlo su carta per l’intera movimentazione.
Non è il trasportatore a scegliere il formato in autonomia: la modalità con cui il produttore o detentore emette il FIR determina la gestione dell’intera filiera.
Come funziona il flusso xFIR
- Il produttore o detentore emette il FIR digitale, inserisce i dati di propria competenza e lo mette a disposizione degli altri operatori.
- Produttore e trasportatore sottoscrivono il documento prima dell’avvio del trasporto secondo le modalità previste.
- Il trasportatore aggiorna il FIR quando intervengono informazioni di sua competenza durante la movimentazione.
- Il destinatario completa l’accettazione, registra quantità verificata ed eventuale accettazione, respingimento totale o parziale.
- Il destinatario restituisce la copia completa attraverso il RENTRI entro due giorni lavorativi dalla presa in carico.
- I soggetti coinvolti scaricano la copia completa entro 90 giorni dalla restituzione e la conservano secondo gli obblighi applicabili.
Firma digitale e strumenti disponibili
Il FIR può essere gestito attraverso un software aziendale interoperabile oppure mediante i servizi di supporto e l’applicazione messi a disposizione dal RENTRI. Prima di partire l’impresa deve verificare:
- chi è autorizzato a operare per ciascuna unità locale;
- quali persone devono compilare e firmare i formulari;
- come vengono gestite deleghe, dispositivi e credenziali;
- se trasportatori e destinatari sono pronti a ricevere e integrare lo xFIR;
- come vengono archiviati file, ricevute ed evidenze del processo.
L’app RENTRI FIR Digitale consente di utilizzare il certificato di firma remota previsto dal servizio. Chi utilizza un gestionale deve invece verificare integrazione, profili operativi, firma e corretta acquisizione degli esiti restituiti dal sistema.
Quali dati devono essere trasmessi al RENTRI
Produttori o detentori, trasportatori e destinatari iscritti devono trasmettere al RENTRI i dati dei FIR digitali relativi ai rifiuti pericolosi. La trasmissione è distinta dalla compilazione del formulario e deve rispettare le tempistiche collegate alle annotazioni sul registro cronologico di carico e scarico.
Per il destinatario la trasmissione è necessaria sia in caso di accettazione sia in caso di respingimento, totale o parziale. Il produttore può operare direttamente o, quando previsto, attraverso un soggetto delegato o il trasportatore incaricato.
Cosa cambia per registri e procedure interne
Il passaggio allo xFIR deve essere coordinato con il registro cronologico digitale. Registrazione e trasmissione al RENTRI sono operazioni differenti: non è sufficiente compilare correttamente il registro se poi i dati non vengono inviati nei termini previsti.
È utile definire una procedura che stabilisca almeno ruoli, tempi, controlli, gestione delle anomalie, verifica della quarta copia digitale e modalità di conservazione. La procedura deve coprire anche ferie, sostituzioni e indisponibilità della persona normalmente incaricata.
Indisponibilità dei servizi RENTRI
Le modalità operative di sicurezza si applicano soltanto quando il RENTRI pubblica un avviso ufficiale di indisponibilità. Non possono essere utilizzate liberamente in presenza di un problema interno all’azienda.
In base al tipo di interruzione, le istruzioni ufficiali possono prevedere l’emissione di un FIR cartaceo oppure il passaggio del FIR digitale alla gestione cartacea. È quindi necessario consultare l’avviso attivo, documentare l’anomalia e completare gli adempimenti richiesti dopo la chiusura dell’evento.
Attenzione alle codifiche dei Comuni
Il RENTRI ha introdotto nuove codifiche territoriali con un periodo transitorio. Fino al 22 ottobre 2026 sono ammesse, nei casi previsti, sia la vecchia sia la nuova codifica. Dal 23 ottobre i nuovi FIR devono utilizzare le codifiche aggiornate; gestionali e anagrafiche delle unità locali devono quindi essere verificati per tempo.
Checklist operativa per l’impresa
- Verificare soggetti, unità locali e obbligo di iscrizione.
- Scegliere tra servizi RENTRI e software interoperabile.
- Configurare incarichi, deleghe, firme e dispositivi.
- Allineare anagrafiche, registri e codifiche territoriali.
- Confermare con trasportatori e destinatari il flusso digitale.
- Provare emissione, condivisione, firma e restituzione della copia completa.
- Definire controlli sulle trasmissioni dei rifiuti pericolosi.
- Stabilire archiviazione, conservazione e gestione delle anomalie.
- Formare gli addetti e prevedere almeno un sostituto operativo.
Errori frequenti da evitare
- considerare la stampa del FIR digitale come documento sostitutivo;
- avviare il trasporto senza firme o dati obbligatori;
- mescolare formato cartaceo e digitale senza un caso di indisponibilità previsto;
- confondere compilazione, annotazione sul registro e trasmissione dei dati;
- non controllare la restituzione della copia completa;
- lasciare il processo nelle mani di una sola persona;
- utilizzare anagrafiche o codifiche non aggiornate.
Come può intervenire Carat Servizi
Carat supporta le imprese nella verifica degli obblighi, nella configurazione del processo, nella formazione degli addetti e nel controllo della gestione documentale. L’affiancamento può comprendere una prova completa del flusso xFIR, il coordinamento con fornitori e destinatari e la revisione delle procedure aziendali.
Per un inquadramento completo consulta la guida al RENTRI e alla tracciabilità digitale, scopri il servizio di gestione rifiuti e tracciabilità oppure richiedi una verifica operativa.
